Privacyverklaring

Wie

Onair ("FactuurManager"), [adres], [postcode] [plaats], KvK [KvK-nummer], is verantwoordelijk voor de verwerkingen in deze verklaring. Vragen en verzoeken gaan naar [e-mailadres].

Twee rollen

FactuurManager levert organisaties een dienst om offertes en facturen te maken en te versturen en ingekomen facturen te verwerken. Daarbij heeft FactuurManager twee rollen:

• Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van de klanten zelf: de mensen die zich aanmelden, die in FactuurManager werken en die facturen ontvangen. Daarover gaat deze verklaring.
• Verwerker voor de gegevens die een organisatie met FactuurManager verwerkt, zoals de gegevens van haar klanten en leveranciers. Daarvoor is de organisatie verantwoordelijk; wat FactuurManager ermee mag, staat in de verwerkersovereenkomst met die organisatie. Wie daar vragen over heeft, kan terecht bij de organisatie zelf, volgens haar eigen privacyverklaring.

Welke gegevens, waarvoor en waarom mag het

Gegevens	Waarvoor	Grondslag
Naam en e-mailadres bij het aanmelden, naam van de organisatie	Een omgeving aanmaken en de uitnodiging sturen	Overeenkomst
Account: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), profielfoto, tweestapsverificatie en passkeys	Inloggen en FactuurManager gebruiken	Overeenkomst
Akkoord op de voorwaarden: naam, functie, e-mailadres, tijdstip, IP-adres, browser en versie van het document	Kunnen aantonen wie wat aanvaard heeft	Wettelijke plicht en gerechtvaardigd belang
Factuurgegevens: naam, adres, btw-nummer, e-mailadres voor facturen, betalingen	Factureren en betalingen verwerken	Overeenkomst en wettelijke plicht
Mails die FactuurManager verstuurt, met ontvanger en tijdstip	Bezorging controleren en vragen beantwoorden	Gerechtvaardigd belang
Technische logboeken: IP-adres, tijdstip, gevraagde pagina, foutmeldingen	Beveiliging, storingen oplossen, misbruik tegengaan	Gerechtvaardigd belang
Inloggen als gebruiker door platformbeheer: wie, wanneer, bij welke organisatie	Ondersteuning, en verantwoording daarover	Gerechtvaardigd belang

FactuurManager verkoopt geen gegevens, gebruikt ze niet voor reclame van anderen en neemt geen geautomatiseerde besluiten over personen.

Cookies

FactuurManager zet alleen cookies die nodig zijn om in te loggen en voorkeuren als licht of donker te onthouden.

Hoe lang

Gegevens	Bewaartermijn
Account	Zolang het account bestaat
Akkoord op de voorwaarden	Zolang de overeenkomst loopt, en daarna nog zeven jaar
Facturen en betalingen	Zeven jaar (fiscale bewaarplicht)
Verstuurde mails	Dertig dagen
Technische logboeken	Hooguit dertig dagen in FactuurManager; de monitoring houdt eigen, korte termijnen aan

Met wie

FactuurManager schakelt voor de dienst andere partijen in, zoals voor hosting, reservekopieën, het versturen van mail en betalingen. Met elk van hen zijn afspraken gemaakt over de bescherming van de gegevens. De lijst staat in bijlage 3 van de verwerkersovereenkomst. Gegevens gaan alleen naar buiten de Europese Economische Ruimte als daar passende waarborgen voor zijn.

Beveiliging

Alle verbindingen zijn versleuteld, tweestapsverificatie en passkeys zijn beschikbaar, reservekopieën zijn versleuteld en staan op een tweede locatie, en alleen wie het voor het werk nodig heeft, kan bij de gegevens.

Rechten

Iedereen van wie FactuurManager gegevens verwerkt, mag vragen om inzage, verbetering, verwijdering, beperking en overdracht van die gegevens, en bezwaar maken tegen een verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Een verzoek gaat naar [e-mailadres]; FactuurManager antwoordt binnen een maand.

Een klacht over het gebruik van persoonsgegevens kan ook bij de Autoriteit Persoonsgegevens worden ingediend (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen

Een nieuwe versie van deze verklaring staat met datum in FactuurManager en op de aanmeldpagina. Bij een ingrijpende wijziging krijgen de eigenaren van de klanten bericht.